Découvrir le rôle

Relevant du Directeur formation services aux entreprises, le ou la Coordonnateur.trice Administratif.ve & Planification a pour rôle d’assurer la mise en œuvre optimale de l’offre de formation destinée à la clientèle des Services aux entreprises. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le Conseiller formation Services aux entreprises, prend en charge la relation client de bout en bout, prépare les offres de service et supervise la logistique associée à la réalisation des mandats. La personne titulaire contribue activement à la planification annuelle des formations avec nos partenaires internes et externes, et joue un rôle clé dans l’accompagnement des ressources enseignantes. 

Principales responsabilités

• Prendre en charge les relations client du début jusqu’à la fin du service rendu, incluant la compréhension des besoins et le suivi tout au long du mandat.
• Planifier les formations en collaboration avec le Conseiller formation services aux entreprises.
• Structurer les horaires, les groupes et les affectations des formateurs.
• Sélectionner les ressources enseignantes selon les besoins de formation en tenant compte des expertises et de la disponibilité, tout en optimisant la planification.
• Participer activement à la planification annuelle des activités de formation avec les partenaires externes (centres de formation, organismes, etc.).
• Assurer le suivi des échecs et organiser les reprises d’examens ou de cours, au besoin.
• Préparer, présenter et adapter les offres de service pour la clientèle établie.
• Assurer un suivi proactif auprès des clients en cas de modification, d’annulation ou de toute question liée aux formations.
• Gérer les situations problématiques et proposer des solutions adaptées.
• Publier les offres de formation et maintenir à jour les informations sur les plateformes appropriées.
• Vérifier la conformité des informations nécessaires à la facturation et assurer le transfert des données aux équipes concernées.
• Contribuer à l’amélioration continue des processus, outils et politiques liés aux activités de formation.
• Participer à la communication et à la commercialisation de l’offre de service.

Ce que l'on recherche

• DEC en Administration ou disciplines connexes ;
• 3 à 5 ans d'expérience en service à la clientèle, planification et/ou gestion de projets ;
• Sens de l’organisation et de la planification ;
• Doté d’un excellent sens du service client et capable de maintenir de solides relations avec les collaborateurs ;
• Capacité à résoudre des problèmes rapidement (disponibilité des ressources, changements d’horaires, etc.) ;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers de front ;
• Maîtrise l’art de vulgariser, résumer et transmettre l’information de façon simple et percutante
• Très bonne capacité d’analyse et de synthèse ;
• Orientée vers le travail d’équipe et reconnue pour son approche axée vers le client;
• Excellentes habiletés pour la communication en français orale et écrite ; 
• Grande capacité de gestion des priorités et facilité d’adaptation dans un contexte en évolution ;  
• Maîtrise de la suite Microsoft Office ; 
• Expérience utilisation d’un LMS (ex: Succes Factor un atout) ;
• Niveau d’anglais* requis : Inter 2

Aptitudes requises

• Sens marqué des priorités et capacité d’adaptation dans un environnement en évolution.
• Autonomie, initiative et jugement professionnel.
• Rigueur, souci du détail et sens du service à la clientèle.